Proceso de compras en México: de Excel al flujo digital

1) El punto de partida

Mariana es jefa de Compras en una industria de alimentos en Jalisco. Su día arranca con 27 correos nuevos: tres cotizaciones incompletas, un Excel con fórmulas rotas y un mensaje de WhatsApp preguntando si “ya salió la OC”. Mientras tanto, Operaciones presiona por tiempos y Finanzas pide trazabilidad para auditoría.

Mariana no es el problema: el proceso de compras es el que ya no da más. Convocatorias “a mano”, ofertas en archivos distintos, aprobaciones que cambian según monto, sitio o familia de gasto, y proveedores que se enteran tarde si ganaron o no. ¿Te suena familiar? Esto pasa todos los días en México.

2) Lo que más duele en Compras (palabras de nuestros clientes)

• Convocar a proveedores es lento y repetitivo.

• Comparar ofertas en Excel es frágil: fórmulas, versiones, errores.

• Falta un histórico que muestre desempeño más allá del precio.

• Aprobaciones que varían por monto/tipo/sitio y no quedan auditadas.

• Comunicación con proveedores dispersa (correo, WhatsApp, llamadas).

• Nula trazabilidad: ¿quién aprobó? ¿cuándo? ¿qué cambió?

  
  

3) El giro: cómo lo resolvimos con Sync Tech

En Sync Tech partimos de una idea simple: la tecnología debe adaptarse a tu operación, no al revés. Por eso diseñamos un proceso de compras digital end-to-end sobre una base robusta, segura e integrable.

3.1 Portal de Proveedores

• Publica convocatorias y formatos a medida para cargar ofertas.

• Estado visible (participando, adjudicado, no adjudicado) y notificaciones.

• Chat integrado para dudas y adjuntos (sin perder historial).

Portal de Proveedores: carga de ofertas y estado de participación

3.2 Panel de análisis y comparativo

• Comparativo homogéneo (precio, plazos, Incoterms/local, garantías, SLA).

• Insights con IA para detectar riesgos, condiciones atípicas y ahorros potenciales.

• Bitácora de cambios con rastro de auditoría.

Comparativo de ofertas con análisis y recomendaciones

3.3 Flujos de aprobación configurables

• Reglas por monto, tipo de compra, centro de costo o sitio.

• Tiempos objetivo (SLA), recordatorios y evidencias de aprobación.

• Todo queda auditado (quién, cuándo, qué cambió).

Flujos de aprobación con reglas por monto y sitio

3.4 De la oferta a la Orden de Compra (OC)

• Generación y liberación de OC dentro de tu ERP con un clic.

• Integración con tu ERP (SAP, Odoo, Aspel, CONTPAQi, NetSuite, etc.).

• Seguimiento de recepciones y servicios (aceptación, evidencia, comentarios).

4) Por qué funciona en México

• Realidad local de proveedores: formatos simples, guía paso a paso y soporte.

• Cumplimiento y auditoría: cada decisión deja huella (ideal para auditorías internas/externas).

• Integraciones prácticas: nos conectamos con tu ERP y sistemas existentes.

• Escalable para crecer: de un sitio a 12, sin romper el proceso.

5) La implementación (rápida y con impacto)

Semana 0–1: Mapeo de tu proceso, configuración de portales, campos y reglas.Semana 2: Pruebas con proveedores piloto, ajustes finos y salida a producción.

¿Necesitas una solución a medida, user-friendly y lista en ~2 semanas? Es nuestro estándar partiendo de sus procesos.

7) Resultados que ve el equipo de Mariana

• Menos correos y versiones de Excel; un solo lugar para convocar, comparar y aprobar.

• Decisiones más rápidas y argumentos sólidos para negociar.

• Proveedores mejor informados y relación más transparente.

• Trazabilidad punta a punta para auditoría, sin trabajo extra.